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Rattachée à la direction opérationnelle / programme, la mission principale de l'assistant(e) de programmes est d'accompagner l'équipe programme dans le montage, le suivi et la gestion du programme jusqu'à la livraison du bien, la levée des réserves, jusqu'au transfert.

Phase Permis de Construire

• Suivi de la gestion de la mise au point du permis de construire
• Suivi de l'instruction du permis de construire
• Faire afficher et faire constater le permis de construire et de démolir
• Réaliser les dossiers techniques et commerciaux des comités d'engagement ;
• Rassembler les pièces nécessaires constitutives des dossiers marchés (pièces administratives, assurances, etc. …) ;

Phase Commerciale

• Préparer et rassembler en appui du Responsable de Programme les pièces nécessaires constitutives des dossiers de mise en commercialisation (plans de vente, notice descriptive, Etat des Risques Naturel, etc.) ;
• En coordination avec le Responsable de Programmes et la Direction Commerciale : enregistrer et mettre à jour les lots commerciaux ainsi que la grille de prix sur le logiciel de gestion de projet :
• Assurer, en étroite collaboration avec le Responsable de Programmes, le suivi des Travaux Modificatifs Acquéreurs (TMA).
• Assurer le suivi administratif des dossiers de réservations et enregistrer les réservations en lien avec la responsable administration des ventes ;

Phase notaire

• Préparation des pièces du dossier notaire (dossier assurances : dommage ouvrage DO, responsabilité civile RC, constructeur non réalisateur CNR ; dossier bancaire ; documents de vente, GFA, PC, etc.) pour assurer les signatures des actes notariés
• Suivi et enregistrement des actes de VEFA dans les logiciels

Suivi des clients institutionnels

• Enregistrement des actes de vente
• Envoi des appels de fonds et suivi des règlements
• Assurer la bonne organisation des événements clients

Phase Travaux Suivi du chantier

• Appuyer l'équipe programme dans le suivi administratif et la gestion d'une opération immobilière
• Participer à la préparation administrative des événements clients en étroite collaboration avec la RRC et le Responsable de Programme et la bonne organisation des événements clients (Choix, visite Cloisons, Pré-livraisons, AG, Livraisons, etc.).
• Suivre le bon suivi du déroulé de l’opération afin de permettre une fluidité de l'information, en coordination avec l'ADV et la RRC (qui se chargeront d'envoyer les newsletters, répondre aux requêtes des clients, réaliser les appels de fonds, etc.)
• Préparer les lettres de commandes aux entreprises ;
• Sous-traiter les levées de réserves de livraison avec les prestataires et en lien étroit avec la RRC
• Préparer le dossier SAV – transfert SAV